信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的溝通管理

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　項(xiàng)目概述： 
　　某公司是一家互聯(lián)網(wǎng)信息和電信增值信息綜合服務(wù)商，運(yùn)營中國首家寬帶門戶及電信增值業(yè)務(wù)，網(wǎng)站注冊用戶200萬。提供了三項(xiàng)主要服務(wù)：聚合了海量影視、歌曲、動(dòng)漫的特色內(nèi)容供廣大網(wǎng)民在線播放與下載；提供blog、V客、播客等具有web2.0特色的服務(wù)，使網(wǎng)民打造自己的個(gè)性化網(wǎng)站與互動(dòng)平臺；聲訊IVR、短信等SP增值業(yè)務(wù)。隨著公司業(yè)務(wù)不但發(fā)展，急需一個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)營支撐系統(tǒng)，以解決計(jì)費(fèi)、收費(fèi)、結(jié)算等切實(shí)問題，保障各項(xiàng)服務(wù)持續(xù)、穩(wěn)定的開展。 
　　我作為開發(fā)方的項(xiàng)目經(jīng)理，全程參與了BOSS系統(tǒng)的建設(shè)，主要工作職責(zé)為需求分析項(xiàng)目管理，也承擔(dān)了部分?jǐn)?shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的工作。系統(tǒng)采用Stusts+Hibernate主流Web應(yīng)用框架，以Linux作為開發(fā)平臺，java為主要開發(fā)語言，數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用中間件分別使用Oracle 10g與Weblogic。BOSS涉及的功能點(diǎn)較多，具體包括用戶的注冊與開戶、建立簡單的三戶（用戶、賬戶、客戶）管理系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)站內(nèi)單點(diǎn)登錄統(tǒng)一認(rèn)證（SSO）；提供服務(wù)目錄后臺管理；支持包月、包時(shí)段、單次等多種服務(wù)訂購計(jì)費(fèi)模式；建立DRM訪問控制；支持116聲訊代收費(fèi)、網(wǎng)上銀行、手機(jī)錢包等多種支付接口等。 
　　BOSS系統(tǒng)有一定的難度和復(fù)雜性，而且該項(xiàng)目涉及的干系人面廣人多，因此，加強(qiáng)項(xiàng)目的溝通管理非常重要，溝通是否有效，渠道是否順暢直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。影響項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素（用戶參與、高層支持及清晰的需求定以）都依賴于擁有良好的溝通技能。項(xiàng)目溝通管理主要包括溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報(bào)告、干系人管理等過程。根據(jù)該項(xiàng)目的具體情況，我制定了合理的溝通計(jì)劃，使用多種溝通技巧和項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告形式，確保系統(tǒng)如期按質(zhì)完成。 
　　1．  制定切實(shí)可行的溝通計(jì)劃 
　　首先要做的工作是確定項(xiàng)目的所有干系人，了解每個(gè)干系人的基本情況。我們使用Excel制作了聯(lián)系人列表，人員包括項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級領(lǐng)導(dǎo)、行政、業(yè)務(wù)、技術(shù)支持人員等。 
　　信息包括姓名、所屬部門、郵箱、座機(jī)、手機(jī)、職能等，做到簡潔明了。把聯(lián)系人列表發(fā)送給每個(gè)干系人，并及時(shí)更新，以保證溝通渠道的暢通。另外還編制了項(xiàng)目文檔模板，包括會議紀(jì)要、工作報(bào)告、開發(fā)文檔等，統(tǒng)一文件格式，使文檔管理規(guī)范化。 
　　需要了解每個(gè)干系人對項(xiàng)目的期望，想要的得到的項(xiàng)目信息及時(shí)間。確定工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間、以什么形式向誰匯報(bào)。在該項(xiàng)目中，我們采取的方法是：項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目經(jīng)理通過EMAIL發(fā)送周報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發(fā)月報(bào)的方式；緊急情況通過電話及時(shí)溝通；每兩周項(xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會議；每周同客戶和上級進(jìn)行一次口頭匯報(bào)。另外，項(xiàng)目組實(shí)施了重大問題報(bào)告評估制度。這里所謂的重大問題，指的是影響項(xiàng)目進(jìn)度成本及質(zhì)量的需求變更、人員調(diào)整等。比如，由于分配到本項(xiàng)目組的開發(fā)人員并不是非常固定，有時(shí)需要支持公司其他的項(xiàng)目，項(xiàng)目組及相關(guān)人員會及時(shí)開會評估對項(xiàng)目可能產(chǎn)生的影響。 
　　事實(shí)證明，我們通過采用這些方法、過程和文檔模板，使項(xiàng)目組成員之間、與其他干系人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率，保證了項(xiàng)目按計(jì)劃完成。