信息系統(tǒng)工程范圍管理關(guān)鍵策略探討

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  1　引言

    進入二十一世紀(jì),信息化對經(jīng)濟社會發(fā)展的影響日益明顯,加快信息化發(fā)展,已成為世界各國的共同選擇。在我國,隨著信息技術(shù)應(yīng)用的快速推進,尤其是在國民經(jīng)濟中所發(fā)揮的加速器作用越來越顯著,國家在“2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略”和“十一五”規(guī)劃中進一步明確了信息化建設(shè)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的重要地位。加快和推動信息系統(tǒng)工程建設(shè),已成為覆蓋我國信息化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。

    信息系統(tǒng)尤其是大型信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程,它投資大、周期長、高技術(shù)、高風(fēng)險,在信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中,對工程進行嚴格、規(guī)范的管理和控制至關(guān)重要。在我國的信息化建設(shè)中,各行業(yè)、各地方正在建設(shè)或已經(jīng)建好的大大小小的信息系統(tǒng)工程不計其數(shù),但其中花費了大量人力、物力和財力,且建設(shè)的不能用或不好用的系統(tǒng)屢見不鮮。正是由于信息系統(tǒng)工程的上述特點,要求我們必須加強信息系統(tǒng)工程的監(jiān)督管理力度,尤其是對信息系統(tǒng)工程全過程的實施控制和管理,才能有效地提高信息系統(tǒng)工程項目實施效果。

    信息系統(tǒng)工程的范圍管理是項目過程管理中的關(guān)鍵要素,隨著信息系統(tǒng)項目建設(shè)所涉及的廣度、深度的增加,尤其是電子政務(wù)、企業(yè)信息化發(fā)展到應(yīng)用主導(dǎo)階段之后,人們越來越認識到項目生命周期中范圍管理的重要性、基礎(chǔ)性。作者總結(jié)了多個重要信息化項目建設(shè)的經(jīng)驗,認為建立高效項目需求溝通機制、清晰的初始需求、嚴格的過程變更制度以及驗收階段對工程范圍的合理界定是確保項目成功重要因素。本文將提出項目范圍管理的關(guān)鍵控制策略,供參考。

2　項目范圍管理關(guān)鍵策略

2.1　范圍管理因素綜述

    項目范圍管理是指對項目包括什么與不包括什么的定義與控制過程。這個過程用于確保項目組和項目干系人對作為項目結(jié)果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。表達了這些過程和它

們的輸入、輸出,以及與其他知識領(lǐng)域過程之間的關(guān)系。

    這些過程之間及其與其他領(lǐng)域的過程之間彼此互相影響。根據(jù)項目需要,每個過程可能會需要一個或多個個體或團體的努力。一般來說,在每個項目階段,每個過程通常至少發(fā)生一次。

    一般來說,范圍分為產(chǎn)品范圍和項目范圍。產(chǎn)品范圍是指表示產(chǎn)品或服務(wù)的特性和功能。項目范圍是指為了完成具有所規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品必須完成的工作。項目范圍是否完成以項目管理計劃作為衡量標(biāo)準(zhǔn),而產(chǎn)品范圍是否完成以產(chǎn)品需求作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。兩種范圍管理需要很好地集成起來,以確保項目工作能產(chǎn)生所規(guī)定的產(chǎn)品并準(zhǔn)時交付。

    項目范圍管理不僅是讓項目管理和實施人員知道為達到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體的工作,還要清楚項目相關(guān)各方在每項工作中清晰的分工界面和責(zé)任。詳細、清楚地界定分工界面和責(zé)任,不但利于項目實施中的變更管理和推進項目發(fā)展,減少責(zé)任不清的事情發(fā)生,也便于項目結(jié)束時項目范圍清晰的確認,便于項目驗收。

    確認項目范圍對項目管理而言有如下意義:

    a、清楚了項目的具體工作范圍和具體工作內(nèi)容,為提高費用、準(zhǔn)確估算時間和資源性打下基礎(chǔ)。

    b、項目范圍是確定要完成哪些具體工作,項目范圍管理和控制是項目管理計劃的一部分,也是項目各項計劃的基礎(chǔ),因此項目范圍計劃編制是確定項目進度測量和控制的基準(zhǔn)。

    c、項目范圍的確定就是確定了項目的具體工作任務(wù),這樣有助于清楚地劃分責(zé)任和分派任務(wù),為進一步安排工作和任務(wù)打下了基礎(chǔ)。

    對于項目管理者而言,只清楚項目范圍的含義還是不夠的最重要的是正確、清楚地定義項目范圍。如果項目的范圍確定得不好,直接關(guān)系到項目工作內(nèi)容的意外變更,有可能造成最終項目費用提高、進度嚴重延遲,偏離了原定項目目標(biāo),影響了整個項目發(fā)展和項目團隊成員的積極