泛普資料歸檔模塊：長(zhǎng)期規(guī)范歸檔，為企業(yè)積累寶貴知識(shí)資產(chǎn)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

 　　泛普軟件里的“資料歸檔”，就是把工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到結(jié)束過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件(比如合同、圖紙、變更單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)記錄等)按規(guī)則整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)，并記錄歸檔信息(比如歸檔時(shí)間、責(zé)任人、存放位置)。簡(jiǎn)單說(shuō)，就是把項(xiàng)目涉及資料從“散裝”變成“整裝”，方便隨時(shí)查、隨時(shí)用。設(shè)計(jì)資料動(dòng)輒幾十份甚至上百份，歸檔后能按類(lèi)別(如建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、電氣圖)或階段(如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì))分類(lèi)存儲(chǔ)。歸檔的設(shè)計(jì)資料(如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、問(wèn)題處理記錄)能成為企業(yè)的“知識(shí)庫(kù)”方便后期進(jìn)行資料查詢(xún)。

　　資料歸檔列表

　　在泛普軟件里，工程設(shè)計(jì)資料歸檔臺(tái)賬就是把工程項(xiàng)目里所有設(shè)計(jì)相關(guān)的資料，比如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更單、技術(shù)說(shuō)明、計(jì)算書(shū)這些，按規(guī)矩整理好，存到系統(tǒng)里，同時(shí)記錄好每份資料的詳細(xì)信息(比如文件名、生成時(shí)間、責(zé)任人、存哪兒了)，形成一份像賬本一樣的記錄。工程資料保存有硬性要求(比如至少存10年)，臺(tái)賬能記錄每份資料的保存期限，到期前自動(dòng)提醒，避免因資料缺失被罰款，設(shè)計(jì)資料可能涉及商業(yè)機(jī)密(比如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、核心技術(shù)參數(shù))，歸檔時(shí)若權(quán)限設(shè)置不當(dāng)，容易被無(wú)關(guān)人員查看。臺(tái)賬能設(shè)置不同權(quán)限，確保資料安全。

　　企業(yè)歸檔時(shí)可能遇到的問(wèn)題

　　資料太散，整理難度大

　　問(wèn)題：設(shè)計(jì)資料可能分散在多個(gè)部門(mén)(如設(shè)計(jì)部、施工部、監(jiān)理部)，甚至存放在個(gè)人電腦里，收集時(shí)容易遺漏。

　　例子：市政工程中，施工部的“排水管道檢測(cè)報(bào)告”可能被員工誤刪，歸檔時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺失。

　　格式不統(tǒng)一，兼容性差

　　問(wèn)題：不同部門(mén)用的軟件不同(如設(shè)計(jì)部用CAD，施工部用Excel)，歸檔時(shí)格式轉(zhuǎn)換麻煩，甚至無(wú)法打開(kāi)。

　　例子：園林工程中，設(shè)計(jì)部的“景觀設(shè)計(jì)圖”是PDF格式，施工部需要DWG格式，歸檔時(shí)需額外轉(zhuǎn)換。

　　版本混亂，分不清最新版

　　問(wèn)題：設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案可能多次修改，歸檔時(shí)容易混入舊版本，導(dǎo)致施工錯(cuò)誤。

　　例子：弱電工程中，施工方按舊版“線(xiàn)路規(guī)劃圖”施工，結(jié)果與新版設(shè)計(jì)沖突，需返工。

　　權(quán)限管理難，資料泄露風(fēng)險(xiǎn)

　　問(wèn)題：設(shè)計(jì)資料可能涉及商業(yè)機(jī)密(如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、核心技術(shù)參數(shù))，歸檔時(shí)若權(quán)限設(shè)置不當(dāng)，容易被無(wú)關(guān)人員查看。

　　例子：電力工程中，歸檔的“高壓設(shè)備采購(gòu)合同”被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取，可能導(dǎo)致價(jià)格談判被動(dòng)。

　　保存期限長(zhǎng)，硬件故障風(fēng)險(xiǎn)

　　問(wèn)題：設(shè)計(jì)資料需保存多年(如建筑資料保存至少10年)，若存放在本地硬盤(pán)，可能因硬件損壞導(dǎo)致資料丟失。