零散溝通話流程：泛普軟件引領(lǐng)智能辦公新方向

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 　　零散溝通大匯總：泛普軟件助力流程優(yōu)化小探討

　　最近和同事們湊一塊兒，聊了不少關(guān)于工作里零散溝通的事兒，主要圍繞著流程、系統(tǒng)這些方面，下面我就把這些討論內(nèi)容詳細(xì)嘮嘮，也說(shuō)說(shuō)泛普軟件在這其中能發(fā)揮啥作用。

　　現(xiàn)有OA流程：簡(jiǎn)單實(shí)用就成

　　咱先說(shuō)說(shuō)現(xiàn)有的OA流程。大家一致覺(jué)得，要是現(xiàn)有的OA流程和單位制定的制度不產(chǎn)生沖突，而且流程本身簡(jiǎn)單好操作，那完全是可以接受的。就好比咱們單位的小張，他負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)工作，每次申報(bào)項(xiàng)目都得走OA流程。之前用過(guò)的某個(gè)系統(tǒng)，流程復(fù)雜得像迷宮，小張每次走流程都得小心翼翼，生怕走錯(cuò)一步前功盡棄，申報(bào)一個(gè)項(xiàng)目下來(lái)，光在流程上就得耗費(fèi)不少時(shí)間和精力。

　　但要是流程簡(jiǎn)單易懂，就像走一條直路，一目了然，那工作效率肯定能大大提高。比如說(shuō)，泛普軟件的OA流程設(shè)計(jì)就很貼心，它充分考慮了用戶(hù)的使用習(xí)慣和實(shí)際需求，把復(fù)雜的流程簡(jiǎn)化成了幾個(gè)清晰的步驟。小張用了泛普軟件后，申報(bào)項(xiàng)目走流程變得輕松多了，按照系統(tǒng)提示一步步操作，很快就能完成申報(bào)，有更多時(shí)間去準(zhǔn)備項(xiàng)目資料了。

　　株洲市公文系統(tǒng)：現(xiàn)狀與思考

　　目前咱們單位還在使用一個(gè)株洲市的公文系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)在處理公文方面發(fā)揮了不小的作用，像公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)，都能在這個(gè)系統(tǒng)里完成。不過(guò)呢，大家在使用過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)了一些小問(wèn)題。比如說(shuō)，有時(shí)候在系統(tǒng)里查找一份特定的公文，得花費(fèi)不少時(shí)間，因?yàn)橄到y(tǒng)的搜索功能不夠強(qiáng)大，不能快速精準(zhǔn)地定位到需要的文件。

　　而且，這個(gè)公文系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接也不是很順暢。就像財(cái)務(wù)部門(mén)的小李，他在處理一些涉及公文的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)時(shí)，得在公文系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間來(lái)回切換，手動(dòng)錄入一些信息，這不僅增加了工作量，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。要是能像泛普軟件那樣，實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)之間的無(wú)縫集成，數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，那小李的工作就會(huì)輕松很多，工作效率也能大大提升。

　　流程運(yùn)算：讓系統(tǒng)更智能

　　在討論流程的時(shí)候，大家都提出了一個(gè)很有建設(shè)性的建議，就是希望流程能直接由系統(tǒng)運(yùn)算得出，不需要自己手動(dòng)去選擇。就拿審批流程來(lái)說(shuō)吧，現(xiàn)在有些系統(tǒng)的審批流程是固定的幾個(gè)選項(xiàng)，員工在提交申請(qǐng)的時(shí)候，得根據(jù)自己的判斷去選擇合適的審批流程。但有時(shí)候因?yàn)閷?duì)流程不熟悉或者判斷不準(zhǔn)確，就會(huì)選錯(cuò)流程，導(dǎo)致申請(qǐng)被退回，耽誤了事情的辦理。

　　要是泛普軟件能實(shí)現(xiàn)流程的智能運(yùn)算，根據(jù)申請(qǐng)的內(nèi)容、金額、涉及部門(mén)等因素，自動(dòng)匹配出最合適的審批流程，那可就太方便了。比如說(shuō)，員工提交一份采購(gòu)申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)采購(gòu)的物品類(lèi)型、金額大小，自動(dòng)確定審批流程是先經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，再由財(cái)務(wù)部門(mén)審核，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。這樣一來(lái)，員工不用再為選流程而煩惱，審批流程也能更加高效、準(zhǔn)確。

　　審核與審批：明確職責(zé)分工

　　在溝通中，我們還明確了審核和審批的區(qū)別。審核主要是看這個(gè)事情合不合理，就像一個(gè)把關(guān)人，對(duì)申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，看看是否符合單位的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和實(shí)際情況。比如說(shuō)，對(duì)于一份項(xiàng)目預(yù)算申請(qǐng)，審核人員會(huì)檢查預(yù)算的編制是否合理，各項(xiàng)費(fèi)用的支出是否有依據(jù)，是否存在虛報(bào)、夸大等情況。

　　而審批則是決定這個(gè)事情做不做，是在審核通過(guò)的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位的整體戰(zhàn)略、資源狀況等因素，做出最終的決策。比如說(shuō)，經(jīng)過(guò)審核，項(xiàng)目預(yù)算申請(qǐng)是合理的，但考慮到單位目前的資金緊張，分管領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)在審批環(huán)節(jié)決定暫緩這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施。泛普軟件可以在這兩個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置不同的權(quán)限和操作流程，讓審核和審批工作更加規(guī)范、清晰。

　　第三方系統(tǒng)集成：暫無(wú)需求但未雨綢繆

　　目前咱們單位暫時(shí)沒(méi)有第三方系統(tǒng)需要集成，但大家也意識(shí)到，隨著單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，未來(lái)可能會(huì)涉及到與其他第三方系統(tǒng)的對(duì)接。比如說(shuō)，可能會(huì)和供應(yīng)商的系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的自動(dòng)傳輸和庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)共享;也可能會(huì)和客戶(hù)的系統(tǒng)進(jìn)行集成，更好地了解客戶(hù)需求，提供個(gè)性化的服務(wù)。

　　泛普軟件在這方面具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性和兼容性，它能夠與各種常見(jiàn)的第三方系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。即使未來(lái)有新的第三方系統(tǒng)需要接入，泛普軟件也能輕松應(yīng)對(duì)，為單位的信息化建設(shè)提供有力的支持。

　　通過(guò)這次零散溝通，我們對(duì)工作流程和系統(tǒng)使用有了更深入的認(rèn)識(shí)和思考。希望泛普軟件能夠不斷優(yōu)化和完善，為我們的工作帶來(lái)更多的便利和高效。